Menu
Hankehallinta
Projektisalkut
Projektisalkut antavat nopean ja kattavan näkymän projekteihin. Salkun tilanne määrittyy aina sen sisältämien projektien tilanteiden mukaisesti. Projektisalkut esittävät projektin kustannus- ja työaikatoteuman tilanteen budjettiin nähden sekä mittaritilanteen selkeästi liikennevalostatuksena.
Projektisalkkuja on mahdollista muodostaa omien tarpeidesi mukaisesti. Projektien hallintaan tuo joustavuutta myös se, että yhden projektisalkun projektien lukumäärää ei ole rajoitettu.
Aloitusnäkymä
Play Video
Informatiiviseen aloitusnäkymään on koottu kaikki ajankohtainen tieto työpöydälle, joka voidaan personoida käyttäjän roolin mukaisesti. Käyttäjällä voi olla useita rooleja ja näin useita työpöytiä käytössään. Pääkäyttäjä määrittää käyttöoikeuksien avulla, mitkä työpöydät ovat kenelläkin käytössä ja mitä sisältöä kullakin työpöydällä esitetään.
Työpöytä rakentuu kolmesta palstasta, joille voidaan sijoittaa widget-kortteja. Kutakin widgettiä painamalla käyttäjä pääsee tarkastelemaan kyseistä tietoa tarkemmin.
Lisää videoita YouTubessa:
Projektien taloustiedot
Projektien budjetti-, rahoituspäätös- ja toteumatiedot mahdollistavat projektin talousseurannan suoraan järjestelmästä. Kustannusten seurannan helpottamiseksi ja varmistamiseksi on mahdollista luoda linkitys Reportronicista taloushallintoon, kuten esimerkiksi SAP:hen tai Raindanceen.
Julkisesti rahoitettujen projektien talousseuranta voidaan tehdä rahoittajan määritysten mukaisesti. Laskennalliset kustannukset, kuten flat rate ja yleiskulut, voidaan laskea helposti automaattisesti.
Reportronic-järjestelmästä saadaan useita valmiita taloustietoraportteja, ja myös eri projektien yhteenvetoraportit ovat mahdollisia. Laskut ja maksut voidaan kirjata järjestelmään eri tasoilla: nämä tasot ovat nimeltään suunnitelma, hakemus, päätös sekä toteutunut.
Projektin sisältö ja luokittelu
Projektien sisältö- ja luokittelutiedot voidaan lisätä tarpeidesi mukaisesti.
Luokittelu- ja hakutekijöitä voi olla useita, ja ne voivat olla erityyppisiä monivalintoja ja/tai yksittäisiä valintoja. Projektit voidaan luokitella esimerkiksi alan, projektityypin, riski- tai hyötyarvion tai projektin painopistealueen mukaan. Luokittelulla saadaan tyypiteltyä ja muodostettua erilaisia näkymiä hankekantaan.
Sisältövälilehdelle voidaan kirjoittaa projektiin liittyvää ajankohtaista tietoa vaihekohtaisesti: projektin vaiheita ovat esimerkiksi esiselvitys-, muotoilu- sekä toteutusvaihe. Ajankohtaista tietoa taas voi olla vaikkapa projektin nykytilanne, työn tulokset sekä jatkokehitystavoitteet.
Aikataulutus ja toimenpiteet
Reportronicin suunnittelutyökalun aikataulunäkymässä määritetään projektisuunnitelmaan sisältyvä tehtäväaikataulu. Aikataulun tehtävistä muodostuu pohja resursoinnille ja budjetoinnille.
Aikataulutuksessa luodaan projektin tehtävärakenne ja hierarkia sekä aikataulut näille tehtäville. Luodusta aikataulusta voidaan tarkastella myös GANTT-kaaviomallia. Aikataulusidonnaiset tehtävät voidaan lisätä järjestelmän muistutuksiin, jolloin niiden seuranta on projektihenkilöstölle helppoa ja niiden toteutumista voidaan hallinnoida kätevästi.
Projektin resurssienhallinta ja seuranta
Reportronicin resursointiosiossa määritetään tarvittavat resurssit aikataulussa eritellyille tehtäville. Resursoinnin pohjana tietokanta käyttää organisaation omia, todellisia resursseja, joiden määrä ja saatavuus on määritetty sovellukseen joko henkilökohtaisena pohjatietona (esim. kokonaistyötuntimäärä ja kustannus) tai muuhun hankkeeseen kiinnitettynä resurssina. Resursointityökalu esittää myös henkilöllä käytettävissä olevan työajan.
Resursointi voidaan toteuttaa joko henkilötasolla tai roolin perusteella. Suunnitteluvaiheen roolitukseen perustuva resursointi voidaan muuttaa helposti henkilökohtaiseksi, kun järjestelmässä nimetään henkilöt hankkeen organisaation rooleille.
Projektien raportointi
Projektien tiedoista saadaan monenlaisia valmisraportteja projektien talous-, sisältö- ja resursointitiedoista. Raportit voidaan tulostaa eri tiedostomuodoissa, joista niitä on mahdollisuus hyödyntää myös jatkossa (pdf, excel, doc, html, tiff, csv, xml, json).
Reportronic sisältää kyselytyökalun ja raportointirajapinnan järjestelmään tallennettujen tietojen viennin mahdollistamiseksi. Vienti onnistuu helposti kolmannen osapuolen järjestelmiin, kuten tietovarastoon tai raportointimoottoreihin (PowerBI).
Projektidokumentaatio
Projektikohtaiset asiakirjat, sopimukset, maksatushakemukset, suunnitelmat ja muut tiedostot voidaan tallettaa projektikohtaisiin dokumenttivarastoihin.
Projektien tiedostot sijaitsevat kuvan mukaisessa dokumenttikansiorakenteessa, ja kyseinen rakenne on yhtenäinen kaikilla projekteilla. Dokumenttien tiedostomuotoa ei ole rajoitettu, ja niiden tallentaminen tapahtuu helposti selaimen avulla.
Dokumenttien käyttöoikeudet voidaan määrittää esimerkiksi henkilöiden roolien tai hankkeiden perusteella. Oikeudet voidaan luoda vaikkapa jokaiselle kansiolle erikseen. Käyttöoikeus voi olla tarpeen mukaan joko katselu- tai muutosoikeus.
Reportronicin tiedostojärjestelmä voidaan integroida muihin asianhallinta- ja arkistointiohjelmistoihin.
Organisaatiot ja henkilöt
Järjestelmään voidaan tallentaa henkilöiden ja organisaatioiden tietoja.
Henkilöistä ja organisaatioista voidaan kirjata järjestelmään esimerkiksi nimet, osoitteet ja yhteystiedot. Organisaatioiden alle voidaan lisäksi liittää yhteyshenkilöitä henkilökohtaisine tietoineen. Tarvittavat kontaktitiedot löytyvät yhdestä paikasta, ja samalla nähdään kätevästi esimerkiksi, missä hankkeissa kyseinen taho on jo mukana.
Asiaankuuluvia dokumentteja on mahdollista liittää henkilöiden ja organisaatioiden yhteyteen. Dokumentit voivat olla esimerkiksi sopimusasiakirjoja tai tapaamisten muistiinpanoja.
Riskilista
Projektin riskinhallinta -näkymässä voidaan ylläpitää projektin riskilistaa, johon voi itse lisätä mahdollisia riskejä.
Riskin tietoja ovat järjestysnumero, riskin kuvaus, todennäköisyys, vaikutus, ehkäisy ja korjaavat toimenpiteet, toimenpiteen vastuuhenkilö, päivämäärä, huomiot sekä mahdolliset lisätietokentät, joita pääkäyttäjä voi helposti lisätä ylläpidon kautta.
Lausuntokierros ja arviointi
Projektin lausuntokierros-toiminnallisuus rakentuu projektin arviointityökalun ja asettamistoiminnon päälle laajentaen niiden toimintaa. Lausuntokierros tukee käyttäjäorganisaation sisäistä hallinnollista prosessia, jossa hankesuunnitelma kiertää lausuntokierroksella ennen rahoitushakemuksen jättämistä.
Projektin elinkaareen voi sisältyä useita lausuntokierroksia eri projektivaiheiden väliin. Yksittäinen lausuntokierros voi olla monivaiheinen, jolloin jokaiselle lausujaryhmälle esitetään omat erilliset kysymykset.
Lausuntokierroksen hyväksymisen yhteydessä tallennetaan raportti lausuntokierroksesta pdf-tiedostona. Käyttäjä voi halutessaan tulostaa lausuntokierrosraportin ajantasaisilla tiedoilla.
